Omgaan met contracten.
Vijf tips waar je op moet letten
Als fotograaf maak je geregeld afspraken met klanten. Vaak worden deze afspraken vastgelegd in een contract. Dan gaat het bijvoorbeeld over een contract voor een opdracht voor een klant of een huurcontract voor je studio. DuPho krijgt veel vragen van leden over contracten, bijvoorbeeld over hoe je moet omgaan met een geannuleerde opdracht wegens corona. Of hoe je moet reageren op een contract van een opdrachtgever. In dit artikel geeft Valentijn de Jongh, jurist bij DuPho, vijf tips voor het afsluiten van een contract.
Tip 1. Annuleringen.
Veel fotografen hebben de inkomsten zien dalen door het coronavirus. Opdrachten worden geannuleerd. Leg van tevoren goed vast hoe je omgaat met annuleringen. Denk daarbij aan de termijn wanneer een klant je op de hoogte moet stellen indien diegene een opdracht wegens corona wenst te verplaatsen. Of aan eventuele percentages die de klant je moet betalen op het moment van (te late) contractopzegging. Je kan ook vastleggen dat partijen zich tot het uiterste zullen inspannen om binnen x termijn een nieuwe datum te vinden. Zie hierover ook het recent verschenen artikel van 15 oktober jl.
Tip 2. Schriftelijk.
We horen geregeld dat een fotograaf op basis van vertrouwen werkt en geen afspraken op schrift heeft vastgelegd. Als een klant de afspraak vervolgens niet of niet volledig nakomt, ontstaat een conflict en wordt DuPho ingeschakeld. Zonder op papier gemaakte afspraken is het lastig te zorgen dat je in het gelijk wordt gesteld. Probeer daarom zo veel mogelijk dingen van tevoren goed te regelen en ook vast te leggen. Dit verlaagt de kans op conflicten aanzienlijk. Meer informatie over licenties en licentieovereenkomst
Tip 3. Algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden zijn handig omdat daarmee de afspraken met je klant niet te lang worden en toch helder zijn. Zoals je weet kun je gebruik maken van de algemene voorwaarden die DuPho heeft vastgelegd bij de rechtbank. Algemene voorwaarden zijn van toepassing wanneer deze voorwaarden onderdeel uitmaken van jouw contract. Veel fotografen nemen iets in hun offerte op in de trant van: ‘de voorwaarden van DuPho zijn van toepassing; de overeenkomst wordt beheerst door de betreffende algemene voorwaarden’. Alles over de algemene voorwaarden van DuPho
Tip 4. Contract opdrachtgever.
Soms komt een contract eenzijdig vanuit je opdrachtgever. Lees zo’n contract grondig door of het contract voor jou nadelig is. Let hierbij extra op de volgende zaken: In principe raden we altijd aan op te nemen dat het auteursrecht bij de fotograaf ligt. Als je opdrachtgever toch het auteursrecht wil, is het verstandig om te overwegen dat hier mogelijk een extra vergoeding tegenover staat. Wees ook scherp op hoe het gebruiksrecht is omschreven. Als je daarnaast nog een gebruiksrecht wil verstrekken aan andere opdrachtgevers, moet je geen exclusieve licentie verlenen. Lees ook goed na hoe de aansprakelijkheid is geregeld. Vraag advies aan DuPho als je er niet uitkomt.
Tip 5. Vraag hulp.
Het is verstandiger om DuPho in te schakelen voor of tijdens het sluiten van een contract dan bij een geschil achteraf. Laat je daarom bij het sluiten van een contract bijstaan door mij of mijn collega Laila Schoots. Indien je vragen hebt of wilt sparren met ons, we staan altijd voor je klaar.
Foto: Herman van den Boom