Menu Zoeken

Incasso

Als je alles goed hebt gedaan, de offerte is ondertekend, de voorwaarden van de FotografenFederatie zijn geldig verklaard en je hebt gekeken naar de betrouwbaarheid van je klant, dan kun je toch te maken krijgen met wanbetalers. Wat doe je dan?
Pak zelf de telefoon. Niet uitstellen maar gewoon doen. Als je een betalingstermijn hebt gesteld dan moet je jezelf daar ook aan houden, anders neemt niemand je serieus. Het is helemaal niet nodig om meteen boos te vragen waar de betaling blijft. Beter is om te vragen of alles naar wens is verlopen, of er nog op- en aanmerkingen zijn. Vaak laat de klant dan zelf al snel weten dat men wil betalen en dat het er aan komt. Mochten er misverstanden zijn dan kun je deze nu wegnemen. Wijs de klant op de voorwaarden die jullie hebben afgesproken en laat de klant weten dat ze nu moeten betalen.

Betalingsherinnering

Stuur een vriendelijke herinnering waarin je wijst op de openstaande rekening, vermeld het factuurnummer, factuurdatum, bedrag en vervaldatum. Noem in je brief een nieuwe betalingstermijn en vermeld tot slot vriendelijk: "Indien u de factuur reeds voldaan heeft, dan kunt u deze herinnering als niet-geschreven beschouwen."

In het algemeen betalen de meeste klanten nu alsnog. Je moet er rekening mee houden dat sommige bedrijven pas betalen wanneer de herinnering ontvangen is. Als een klant wel wil, maar niet kan betalen kun je een betalingsregeling afspreken.

Wanneer de factuur na een eerste betalingsherinnering nog niet betaald is, kun je nog een tweede herinnering sturen. Belangrijk is dat de klant voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen, in het algemeen wordt aangenomen dat dit het geval is als er na twee schriftelijke herinneringen nog altijd geen betaling volgt.

Men betaalt niet

Stuur een aanmaning (een 'ingebrekestelling'). Je geeft hierin de klant een laatste kans om te betalen. Stel een duidelijke termijn; bij voorkeur 14 dagen. Je vermeldt dat bij overschrijding van deze betalingstermijn de klant in verzuim is en je een incassoprocedure zult starten en de wettelijke rente en de kosten voor de invordering voor rekening van de klant zullen zijn. Het is het beste om de aanmaning per gewone post en aangetekend te versturen. Doe je dit niet dan is het verstandig om na het versturen van de aanmaning de klant nogmaals te bellen en te wijzen op de verder consequenties bij het uitblijven van een betaling.

Incasso

Als er nog steeds niet betaald is, kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder. De kosten zijn voor de wanbetaler. Meestal bedragen deze 15% van het uitstaande bedrag.
Maak je gebruik van een incassobureau dan dien je jezelf vooraf goed te laten voorlichten over de manier waarop zij handelen. Een al te onbeschofte manier van handelen kan je relatie met een klant definitief verstoren. Let goed op of je niet opdraait voor alle kosten indien een klant failliet wordt verklaard. Een incassobureau heeft geen bevoegdheid tot beslaglegging en kan om vorderingen te innen in feite niet meer doen dan je zelf kunt (bellen en brieven schrijven).

Gerechtsdeurwaarders zijn door de Kroon benoemd en kunnen gerechtelijke procedures afhandelen (deze is bevoegd tot het betekenen van de dagvaarding en het executeren van het vonnis).

De rechter

Wanneer betaling uitblijft dan kun je ervoor kiezen om het voor de rechter te laten komen. Als de vordering onder de € 5.000 blijft, dan is de kantonrechter de aangewezen rechter (er is onlangs wetgeving aangenomen met betrekking tot verhoging van de competentiegrens van de kantonrechter naar € 25.000, deze zal waarschijnlijk pas per 1 juli 2011 van kracht worden). In de kantonprocedure kan men zichzelf vertegenwoordigen, men heeft hiervoor geen advocaat nodig.

Vorderingen boven de € 5.000 komen bij de rechtbank. Bij de rechtbank is een advocaat nodig. De kosten hiervoor komen in beginsel voor rekening van de wanbetaler. Ook hier geldt weer: als er een faillissement volgt dan zijn de kosten voor het proces voor eigen rekening.

De tenuitvoerlegging (executie) van het vonnis moet door een gerechtsdeurwaarder geschieden. Ter beperking van de kosten is het verstandig contact op te (laten) nemen met de wederpartij om te proberen deze te bewegen om alsnog vrijwillig aan het vonnis te voldoen. Levert dit geen resultaat op, dan kunt u met het vonnis naar de deurwaarder en dan voert deze het vonnis uit. Er kan besloten worden tot het leggen van (loon)beslag of in het uiterste geval met het aanvragen van een faillissement. Alle met executie van een vonnis gepaarde kosten komen altijd voor rekening van de debiteur.

Tips:

  • Stuur meteen een factuur na afronding van je opdracht. Hoe sneller je stuurt hoe eerder je betaling binnen is.
  • Zorg dat je weet hoe je klant ervoor staat. Bij twijfel kun je aanvullende betalingsvoorwaarden stellen, bijvoorbeeld een hogere aanbetaling.
  • Wacht niet te lang met aanmanen.
  • Probeer je relatie met de klant professioneel te houden. Stuur geen emotionele brieven en probeer niet kwaad te worden aan de telefoon. Als je lang wacht met bellen is de kans groter dat je boos wordt tijdens het gesprek.
  • Het is belangrijk om niet meteen aan juridische stappen en/of incassobureaus te denken, dit is tijdrovend, duur en (vaak niet) effectief. Er is veel dat je zelf kunt doen. Belangrijk is om veel contact te houden met wanbetalers.

Dit artikel is op bepaalde punten aangevuld met dank aan de input van de heer Rob Persoon van adSolvendum Incassodiensten te Almere.